Dyrektor, sędzia, sekretarka, pracownik administracji… Wspólnym mianownikiem wyników działań osób wykonujących te i inne zawody jest… zapychająca się skrzynka mailowa… Można negocjować z działem IT, by uzyskać zwiększenie pojemności, ale jest inny sposób: zasada Inbox zero, czyli metoda, którą w świecie realnym od lat znamy jako „czyste biurko”.
Inbox zero, czyli „z czym to się je”?
Pierwszy i podstawowy fakt odnośnie mailowych skrzynek służbowych jest taki, że mają ograniczoną pojemność. W natłoku spraw nowe wiadomości przychodzą, czasem zostaną oflagowane, oczekują na reakcję, pojemność powoli maleje, aż w końcu pojawia się komunikat ostrzegawczy o tym, że na dysku wyczerpuje się miejsce… Wówczas następuje gorączkowe czyszczenie, podczas którego przydarzają się objawienia w rodzaju: „tu jest ten mail!”.
Przeczytaj także: 5 nieoczywistych pomysłów na wakacje w Europie
Wprawdzie niespodzianki bywają miłe, jednak przeterminowane wiadomości w pracy zwiastują spore kłopoty. Dobrym sposobem, by tego uniknąć, jest sortowanie spraw na bieżąco i umieszczanie ich w stosownych folderach. Można je różnie opisać, lecz nazwy powinny kojarzyć się z następującymi czynnościami: 1. usuń, 2. oddeleguj, 3. odłóż, 4. zarchiwizuj, 5. wykonaj.
Usuń
Przeglądanie skrzynki odbiorczej powinno być pierwszą czynnością dnia pracy. Popijając kawę i czekając, aż uruchomią się pozostałe urządzenia jak drukarka, można pozbyć się wszystkiego, co znakomicie utrudnia orientację w rodzajach zadań do wykonania. Warto tu wspomnieć, że to właśnie problem z selekcją maili legł u podstaw idei Inbox Zero. Jej twórca, Merlin Mann, wskazał, iż jest to jedyny sposób, by zrobić jak najwięcej dysponując ograniczonym zasobem czasu i ogromnym zapotrzebowaniem na niego.
Oddeleguj
Zdarzają się maile, które można przekazać dalej, bo trafiły na skrzynkę przez przypadek lub ktoś inny już się nimi zajmuje. To jest w sumie najprzyjemniejsza część procesu segregowania, prowadzącego do stanu opisywanego jako Inbox Zero. Oczywiście warto wtedy pamiętać o tym, by przesyłając wiadomość do osoby aktualnie odpowiedzialnej za realizację zadania powiadomić nadawcę przy pomocy funkcji DW o aktualnej sytuacji w sprawie, co pozwoli uniknąć powtarzania tego działania w przyszłości.
Odłóż
Zdarza się, że aby dało się zrealizować sprawę, której dotyczy dany mail, trzeba uzyskać opinię zewnętrznego eksperta albo poczekać, aż inny dział, względnie instytucja, przeprowadzi swoje postępowanie. Wówczas wszystkie wiadomości elektroniczne powinny trafić do folderu spraw odłożonych, aby w momencie, kiedy wpłynie zapytanie o aktualną sytuację, można było wysłać dwa maile: pierwszy – monitujący do jednostki zajmującej się sprawą, a po uzyskaniu odpowiedzi drugi – do głównego zainteresowanego.
Zarchiwizuj
Dobrze jest zachować maile w sprawach, które wprawdzie zostały zakończone, ale mogą być wznowione, bo na przykład zmieni się sytuacja na rynkach, w trakcie rekrutacji jeden kandydat zrezygnuje i trzeba będzie wrócić do innych wyborów albo też wejdą nowe przepisy. Folder archiwalny to najcenniejsza część skrzynki, ponieważ zawiera dane kontaktowe i szczegółowe informacje odnośnie minionych projektów, dlatego należy zabezpieczyć jego zawartość tak, by nie dostała się w niepowołane ręce.
Wykonaj
Skoro zostały już tylko istotne maile, to należy je podzielić według priorytetów. Pierwszym z nich jest reguła 2 minut. David Allen w książce „Sztuka efektywności”, która stała się punktem wyjścia dla Inbox Zero, pisze: „Jeśli czynność, którą chcesz wykonać, zajmie ci 2 minuty lub mniej, zrób to od razu”. Resztę trzeba przenieść do folderu „Do zrobienia”, oflagować, uporządkować i wykonać w zależności od tego, jak dawno nadeszły:
- nowy – czyli sprzed dwóch dni,
- starszy – przyszedł najdalej pięć dni temu,
- przeterminowany – czeka na zrobienie krócej niż dwa miesiące,
- zaległy – doczekał w skrzynce nowej pory roku.
Inbox zero – podsumowanie
Merlin Mann na swoim blogu 43folders.com tak podsumował metodę Inbox Zero: „Myśl łopatami, a nie łyżeczkami!”.
Autor tekstu: Agnieszka Terpiłowska