Lista to-do jest prostym i praktykowanym, odkąd pamiętam, choć nazwa jej jest świeża, sposobem na zorganizowanie naszych codziennych spraw i zadań. Szybkie tempo życia dyktuje potrzebę zapanowania nad chaosem w naszym życiu. Każdy sposób na to jest dobry. Stworzenie listy nie zajmie Ci wiele czasu, a może dzięki niej wzmocnisz kontrolę nad biegiem wydarzeń.
Prototypem listy to-do, według mnie, jest tradycyjna już lista zadań i zakupów, sporządzana zwykle przez Panią Domu w okresie przedświątecznym. Lista często bardzo długa i budząca przerażenie wśród płci męskiej. Spisanie niezbędnych produktów do zakupienia oraz czynności do wykonania to próba zapanowania nad gorączką tego okresu. Zazwyczaj, co obiecujące, lista ta dobrze się sprawdza. Można więc podjąć podobne działania, lecz w odniesieniu do dnia powszedniego.
Zasady listy to-do
- Analogicznie czy cyfrowo?
Listę najkorzystniej tworzyć w punktach na kartce papieru. Może to być też gotowy druk, których mamy teraz do wyboru, do koloru. Mózg zdecydowanie łatwiej przyswoi słowo pisane odręcznie. Pamiętasz etap szkolny, gdy sporządzałeś notatki pomagające skutecznie opanować materiał? Jest więc szansa dla zapominalskich.
Do użytku mogą służyć oczywiście także gotowe planery cyfrowe. Cała gama rozmaitych aplikacji z wieloma funkcjami.
Każdy sposób może okazać się dobry, a metodą prób i błędów sam ocenisz, który z nich jest dla ciebie najlepszy.
- Kiedy sporządzać listę to-do?
Pora ma znaczenie. Sprawdza się zazwyczaj jeden dzień przed realizacją planowanych zadań. Zapisuj sprawy do załatwienia pod wieczór. Oczyścisz umysł z natłoku myśli i przerzucisz na papier czekające na Ciebie obowiązki. Będziesz mógł spać spokojnie. Rano nie stracisz ani czasu, ani energii na zastanawianie się, co musisz i co powinieneś zrobić.
- Co ująć na liście?
W zależności od trybu życia i przede wszystkim pracy lista może mieć charakter ogólny, czyli zawierać wszelkie sprawy do załatwienia danego dnia i czynności do wykonania. Może też dotyczyć konkretnego obszaru działania, np. twojej pracy i związanych z nią zaplanowanych zadań. Przydatne tu będzie określenie czasu dla każdego z nich.
- Tu i teraz? A może na przyszłość?
Planuj na najbliższe dni, nie wybiegaj w daleką przyszłość. Planowanie długoterminowe bywa zawodne, a kartka z zadaniami może zaginąć wśród stosu dokumentów.
- Równowaga w planowaniu.
Ilość spraw do załatwienia jednego dnia nie powinna zapełniać całej kartki formatu A4. Wyłuskaj to, co najważniejsze. Duża ilość zadań skutecznie zniechęci Cię do ich realizacji, a niezałatwione szybko odbiorą chęć kolejnego planowania.
- Przyjacielska postawa.
Bądź dla siebie tolerancyjny i łaskawy. Wśród spraw pilnych i ważnych, często będących wyłącznie obowiązkiem, umieść też te przyjemne, z myślą tylko o sobie. Może to być czas, który poświecisz na dobrą lekturę, sport czy spacer z psem. Niech lista zawiera zadania z kategorii musu, powinności, ale również i chęci.
- Kontrola. Brrrrr…
Przykry dla niektórych moment konfrontacji planów z rzeczywistością. Staraj się jednak aktualizować listę. Wykreślając zrealizowane zadania, odczujesz dumę, a to niezły doping do działania.
Przeczytaj również: Metoda TRZOS, czyli jak efektywnie planować pracę
Czy warto próbować zapanować nad czasem?
Czas to pojęcie względne. Nie sposób go ani zatrzymać, ani cofnąć, ani przyśpieszyć. Możemy planować w czasie, lecz z realizacją bywa różnie. Kolejne planery pojawiają się jak grzybki po deszczu. Podyktowane pędem w życiu i mnogością dostępnych opcji wypełniania czasu. Nasza praca również rzadko już bywa monotematyczna. Zazwyczaj rządzi w niej zasada wielozadaniowości, do czego mózg nie został zaprogramowany.
Lista to-do uszereguje i uporządkuje Twoje zadania. Może też zdarzyć się, że uznasz podczas punktowania niektóre z nich za zbędne. Nie narzucaj sobie presji codziennego funkcjonowania pod plan. Podejdź do zadania jak do jednej z wielu możliwości budowania komfortu życia każdego dnia.
Autor tekstu: Agnieszka Sawicka