Michael Altshuler, amerykański mówca motywacyjny, powiedział kiedyś: „Zła wiadomość: czas płynie nieubłaganie. Dobra? Ty jesteś pilotem”. Gdy do naszego życia wkrada się chaos, a doba wydaje się być za krótka na wypełnienie wszystkich zobowiązań, warto zapoznać się z metodą ALPEN. Dzięki niej spojrzymy na temat zarządzania czasem z nowej perspektywy.
Metoda ALPEN – 5 kroków do efektywnego zarządzania czasem
Metodę opracował profesor Lothar J. Seiwert – niemiecki ekonomista i ekspert w dziedzinie zarządzania czasem. ALPEN to akronim od niemieckich słów: Aufgaben, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen i Nachkontrolle. Każdy z tych wyrazów oznacza poszczególne etapy procesu planowania.
Na czym polega sekret skuteczności metody ALPEN? Dzięki niej, nawet najbardziej skomplikowane zadanie do wykonania możemy wykonać spokojnie, krok po kroku. Uczy konsekwentnego ustalania priorytetów i samodyscypliny. Ważne, aby planować z nią systematycznie, z wyprzedzeniem – najlepiej wieczorem poprzedniego dnia. Na początku podejdźmy do tematu bez pośpiechu, aby o niczym nie zapomnieć.
Przyjrzyjmy się bliżej każdemu z 5 etapów metody ALPEN. Będziemy potrzebować 15-20 minut, kartkę i długopis.
Krok pierwszy: Aufgaben – zadania
W pierwszym kroku powinniśmy przygotować bardzo szczegółową listę zadań, które chcemy wykonać danego dnia oraz te zaległe. Uwzględnijmy wszystkie spotkania, maile do napisania i telefony do wykonania. Nie zapomnijmy o życiu prywatnym – zapiszmy na liście zajęcia sportowe, zaplanowane zakupy lub wyjście do restauracji z przyjaciółmi.
Krok drugi: Länge schätzen – szacowanie długości
W kolejnym etapie szacujemy, ile czasu zajmie nam każde zadanie. Najlepiej zapisać czas w minutach, jak najbardziej precyzyjnie. Zastanówmy się, ile minut realnie spędzimy na realizacji zadania. Czy zdołasz przeczytać 20 stron książki w 2 minuty? Oczywiście, że nie! W tym kroku bądź realistą – dzięki temu unikniesz rozczarowania, że nie wyrobiłeś się w czasie.
Sprawdź: 5 nieoczywistych pomysłów na wakacje w Europie
Krok trzeci: Pufferzeiten einplanen – planowanie przerw
Metoda ALPEN zakłada, że 60% czasu zajmie Ci wykonywanie zaplanowanych czynności, a 40% to pewien bufor bezpieczeństwa na nieprzewidziane zdarzenia i przerwy. Można to streścić w haśle „Spodziewaj się niespodziewanego” – nie przygotujemy się wcześniej, np. na awarię komputera w biurze lub wizytę niezapowiedzianych gości. Uwzględnienie podobnych niespodzianek pomoże nam bez przeszkód realizować plan dnia.
Krok czwarty: Entscheidungen treffen – wyznaczanie priorytetów
Teraz czas na ustalenie, które zadania z naszej listy są najważniejsze i najpilniejsze – te wykonamy w pierwszej kolejności. Praktycy metody ALPEN polecają w tym kroku zastosowanie innych, dobrze znanych metod zarządzania czasem, np. Macierzy Eisenhowera. Polega ona na kategoryzowaniu czynności pod względem ich ważności i pilności. Zastanów się także, które mniej ważne zadania możesz powierzyć komuś innemu, a które możesz wykonać w innym terminie.
Krok piąty: Nachkontrolle – kontrolowanie postępu prac
Ostatni krok metody ALPEN polega na sprawdzeniu, czy udało Ci się wykonać zadania z listy w wyznaczonym czasie. Najlepiej kontrolować postępy wieczorem, a niezrealizowane punkty uwzględnić następnego dnia. Codzienna kontrola planu po pewnym czasie stanie się dla nas naturalnym nawykiem.
Co może nam dać korzystanie z metody ALPEN?
Metoda ALPEN z pewnością pomoże nam zaplanować dokładnie cały dzień. Ramy czasowe przy każdym zadaniu zwiększą naszą produktywność, zmotywują do działania i znacznie poprawią skupienie. Dzięki dodatkowemu zapasowi czasu możemy spokojnie realizować plan – nawet jeśli po drodze wypadnie nam coś niespodziewanego. Metoda ALPEN wprowadzi w nasz porządek dnia większą harmonię i zredukuje niepotrzebny stres. Warto wypróbować ją już dziś!
Autor tekstu: Natalia Fordubińska-Cieślak