Codzienna praca, w której wykonuje się wiele zróżnicowanych tematycznie zadań, potrafi nieraz przytłoczyć ilością rzeczy do zrobienia. Są jednak sposoby, dzięki którym można uporządkować wszystkie aspekty pracy wymagające naszego zaangażowania i uwagi. Jednym z nich jest prosta w swojej koncepcji metoda TRZOS.
Charakterystyka metody TRZOS
Efektywne planowanie pracy jest niezbędne, by w określonym czasie wypracować pożądane rezultaty. Opisywane zasady zostały opracowane w momencie, kiedy zdano sobie sprawę z dynamicznie zmieniających się warunków pracy. Głównymi założeniami są przede wszystkim:
- prostota zastosowania
- adaptacja zarządzania czasem
- skupienie się na celach krótkoterminowych
- doskonalenie wykonywanego procesu.
Elementy metody TRZOS:
- Terminy – spisanie wszystkich zadań do wykonania i określenie finalnych terminów ich zakończenia. Wszystkie zadania muszą mieć swój własny termin, nawet jeśli domyślnie go nie mają. Brak jasnych ram czasowych na wykonanie zadań może doprowadzić do niewygospodarowania niezbędnej ilości czasu potrzebnej do ich wykonania.
- Ramy czasowe – określenie, ile czasu zajmie wykonanie każdego z zapisanych działań.
- Zaplanowanie rezerw czasu – oszacowanie marginesu błędu przeznaczonego na niespodziewane sytuacje. Zazwyczaj stosuje się zasadę 60/40 (60% czasu – praca, 40% czasu – rezerwy czasu).
- Ograniczenie zbędnych działań – inaczej wyznaczenie priorytetów. Oznacza skupienie się na czynnościach i działaniach, których wykonanie przybliży do zakończenia wyznaczonych zadań zgodnie z ustaloną hierarchią.
- Skontrolowanie rezultatów – sprawdzenie, co udało się zrealizować i które zadania zostały niewykonane. Dodatkowo ustala się, jakie podjęte działania zawiodły i jak je poprawić.
Przeczytaj również: Rozwój osobisty na topie!
Zalety metody TRZOS
Opisywane zasady są proste w swoich założeniach i pomocne w momentach ustalania najważniejszych elementów pracy. Do aspektów, na które metoda TRZOS wpływa w stopniu pozytywnym, zalicza się:
- Wspomaganie produktywności – kontrola rezultatów zapewnia wgląd w sposoby pracy. Dzięki temu można ustalić, jakie elementy zawiodły i co można poprawić lub zmienić.
- Planowanie dnia roboczego – ograniczanie przeznaczania czasu na czynności, które w danym momencie są mniej istotne od innych. Jasno określone priorytety określają, co w danym momencie wymaga naszej uwagi, ograniczając rozproszenie mniej istotnymi aspektami. Przeciwdziała to uczuciu przytłoczenia ilością obowiązków do wykonania.
- Zachowanie elastyczności wykonywanej pracy – po wykonaniu zadania można w prosty sposób określić, jakiemu kolejnemu elementowi należy poświęcić uwagę lub kiedy przeznaczyć czas na przerwę i regenerację sił.
Metoda TRZOS – dla kogo?
Metoda TRZOS jest jedną z najmniej skomplikowanych sposobów zarządzania czasem. Jej uniwersalność i przede wszystkim elastyczność są szczególnie pomocne osobom, które muszą uporać się z dużą ilością celów o charakterze krótkoterminowym w życiu zawodowym, jak i prywatnym.
Autor tekstu: Tomasz Cabaj