Newsletter wewnętrzny to rodzaj internetowego biuletynu informacyjnego rozsyłanego do, śmiem twierdzić, najważniejszych klientów firmy, bo są nimi sami pracownicy. Taki rodzaj komunikacji jest najczęściej spotykany w dużych korporacjach, zatrudniających sporą liczbę osób czy posiadających oddziały w różnych lokalizacjach. Ma za zadanie jednoczyć pracowników całej firmy i dać im poczucie przynależności do organizacji.
Można pomyśleć, że tworzenie takiego newslettera pracowniczego jest sprawą bardzo łatwą. Nic bardziej mylnego, trzeba taki projekt potraktować równie poważnie, co newsletter zewnętrzny. Musi być tak samo przemyślany i ciekawy, i przyciągać zainteresowanie bardzo wymagających „klientów” wewnętrznych.
Newsletter w komunikacji wewnętrznej
Ten internetowy biuletyn pracowniczy odgrywa bardzo ważną rolę w komunikacji wewnętrznej firmy. Zastępuje niejako dodatkowe spotkania i wideokonferencje, nierzadko znienawidzone przez pracowników, zgodnie z częstym poglądem krążącym w korporacjach, że „ten call mógł być mailem”.
Newsletter przekazuje informacje dotyczące firmy. Mogą to być wyniki sprzedażowe za dany okres, teksty o nowo powstałych działach organizacji, o otwarciu rekrutacji wewnętrznych i zewnętrznych, zdjęcia z udziału firmy i jej pracowników w różnych inicjatywach społecznych czy akcjach charytatywnych. Newsletter podsumowuje pewien okres z „życia” firmy, niezależne czy jest to tydzień, miesiąc czy kwartał.
Prosty, przejrzysty, ale porywający
Taki powinien być biuletyn pracowniczy. Po pierwsze, żeby nie zgubił się w gąszczu setek maili, jakie otrzymują pracownicy każdego dnia. Po drugie, aby czytelnik miał ochotę zapoznać się z nim w całości, nie zaprzestając lektury na pierwszym zdaniu. Na pomoc przychodzi błyskotliwy nagłówek, ciekawa grafika, estetyczny i charakterystyczny layout. Im więcej uwagi poświęcimy na dopracowanie odpowiedniego szablonu, tym większa szansa na sukces.
Sprawdź, Jak zrobić rolkę na Instagramie? 7 wskazówek dla początkujących twórców
Biorąc pod uwagę, iż pracownicy zazwyczaj nie dysponują czasem, pozwalającym im na wnikliwą lekturę czegoś, co nie jest mailem służbowym, język takiego biuletynu powinien być przyjazny i prosty. Nie ma tam miejsca na skomplikowane analizy, gdzie czytelnik musi zgadywać albo domyślać się, o co w ogóle chodzi w tekście. Informacje powinny być przekazywane w sposób zwięzły, tam gdzie to możliwe, stawiajmy na luz i humor, oczywiście w granicach norm, wynikających choćby z kultury organizacyjnej firmy.
O czym pisać w newsletterze wewnętrznym?
Co powinien zawierać newsletter? Aktualizacje dotyczące produktów i usług firmy, ogłoszenia o dostępnych szkoleniach, informacje o zmianach (o ile takie wystąpią) w strukturze przedsiębiorstwa, relacje z wdrażania nowych projektów. Fajnym pomysłem są np. wywiady z różnymi działami firmy, za każdym razem z innym, i angażujące wszystkie osoby z danego działu.
Z kwestii mniej formalnych, na pewno zapowiedzi spotkań integracyjnych czy wydarzeń sportowych z udziałem pracowników. Informacje na temat akcji charytatywnych i inicjatyw społecznych wspieranych przez firmę, relacje z imprez i konkursów organizowanych wewnątrz firmy. Może się też tam znaleźć miejsce na krótkie, zabawne artykuły. Możliwości jest wiele, wszystko zależy od inwencji twórczej autora/autorów newslettera.
Kto tworzy newsletter wewnętrzny?
Za powstanie newslettera może być odpowiedzialny np. dział marketingu lub dział komunikacji w firmie. Autor tekstów do biuletynu powinien mieć „lekkie pióro”, pisać sprawnie, szybko, ale i jakościowo dobrze. Idealnie nadaje się do tego copywriter, który profesjonalnie zajmuje się pisaniem treści na strony internetowe, opisów produktów czy np. pisaniem scenariuszy reklam telewizyjnych.
Jeżeli lubicie pisać i macie bujną wyobraźnię, rola copywritera może okazać się naprawdę fajnym doświadczeniem. Nawet pracując na etacie, w międzyczasie można zdobywać dodatkowe umiejętności i wyjść w swojej firmie, z inicjatywą tworzenia pracowniczego newslettera.
Autor tekstu: Aleksandra Kubicka