Jednym z wyzwań w codziennej pracy jest właściwe zarządzanie zadaniami. Skutecznym narzędziem do ich organizacji jest macierz Eisenhowera, zwana również matrycą Eisenhowera. Chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób ustalać kolejność wykonywania wielu zadań? Przeczytaj poniższy artykuł!
Macierz Eisenhowera – skąd się wzięła?
Narzędzie opracował Stephen Covey, autor książki „7 nawyków skutecznego działania”. Inspiracją były słowa Dwighta Eisenhowera, generała biorącego udział w II wojnie światowej i 34. prezydenta USA. W trakcie jednego ze swoich przemówień powiedział: „Mam dwa rodzaje problemów, pilne i ważne. Pilne nie są ważne, a ważne nigdy nie są pilne”. Słowa byłego amerykańskiego prezydenta zostały przekształcone w skuteczne narzędzie, służące ustalaniu priorytetowości zadań, z uwzględnieniem kryteriów ich pilności i ważności.
Czym jest matryca Eisenhowera?
Jest to narzędzie do zarządzania zadaniami. Kluczem do prawidłowego korzystania jest ustalenie różnicy między pilnym a ważnym zadaniem.
Pojęcia te oznaczają czynności, które należy wykonać od razu (pilne) oraz takie, które można odłożyć na później (ważne).
Różnica między pilnym a ważnym zadaniem sprowadza się do tego, że pilne wymagają podjęcia natychmiastowych działań z uwagi na termin. Natomiast ważne służą przede wszystkim osiągnięciu celów długoterminowych, w ich przypadku czas nie ma tak istotnego znaczenia.
Przeczytaj również: Jak stworzyć listę to-do? 7 skutecznych zasad
W jaki sposób to działa?
Matryca Eisenhowera to prosty schemat, zbudowany z czterech kwadratów. Na pionowej osi znajdują się zadania ważne (góra) i nieważne (dół). Pozioma oś oznacza pilność zadań – z lewej strony wpisujemy zadania pilne, a z prawej takie, które mogą poczekać. W ten sposób otrzymujemy:
- Kwadrat I – lewy górny róg – zadania ważne i pilne, czyli związane z końcowym terminem wykonania jakiejś czynności. Powinny zostać wykonane jako pierwsze, np. zapłata faktury.
- Kwadrat II – prawy górny róg – zadania ważne, ale niepilne, tj. związane z rozwojem osobistym i kariery, np. zapisanie się na szkolenie.
- Kwadrat III – lewy dolny róg – zadania nieważne, ale pilne, czyli takie, które wymagają podjęcia szybkich działań, ale mogą zostać wykonane przez kogoś innego, np. przygotowanie końcowej wersji notatki ze spotkania biznesowego.
- Kwadrat IV – prawy dolny róg – zadania nieważne, niepilne – te o najniższym stopniu priorytetowości, tzw. rozpraszacze. Najczęściej związane ze sposobem spędzania wolnego czasu, np. przeglądanie Instagrama.
Specjaliści w zakresie stosowania macierzy Eisenhowera zalecają używanie określonego koloru do każdego z kwadratów, ograniczenie liczby zadań w jednym kwadracie do kilku oraz stworzenie osobnych matryc do zadań zawodowych i osobistych.
Zrób porządek w swoich zadaniach z macierzą Eisenhowera!
Matryca Eisenhowera to skuteczne narzędzie do uporządkowania zadań zarówno osobistych, jak i zawodowych. Dzięki niej łatwo ustalisz priorytety, co gwarantuje większą produktywność i mniejszy stres.
Autor tekstu: Ewelina Imbra